Effiziente Kommunikation im Unternehmen

Eine effiziente Kommunikation im Unternehmen wirkt sich zentral auf die Produktivität jeder einzelnen Mitarbeiterin und jedes einzelnen Mitarbeiters aus. Warum? Weil jeder Kommunikationskanal, den es im Betrieb gibt, das Potential für Verwirrung und somit Ineffizienzen erhöht. Je mehr Kommunikationskanäle es also gibt, desto mehr Zeit verbringen die Angestellten mit dem Suchen von Informationen. Das kostet Zeit und Energie. Wie du es als Führungskraft schaffst, eine effizientere Kommunikation im Unternehmen oder im Team zu etablieren, zeigen wir dir hier.

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Was ist interne Kommunikation? 

Unter dem Begriff ‚interne Kommunikation‘ versteht man die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einem Unternehmen sowie zwischen Angehörigen einer definierten Gruppe.

Was bedeutet effiziente Kommunikation im Unternehmen? 

Telefon, SMS, E-Mail, WhatsApp, iMessage, Slack, Teams, Asana, Trello und zudem noch Meetings und ein persönliches Gespräch – in den meisten Unternehmen gibt es viel zu viele Kommunikationskanäle, die allesamt völlig unkontrolliert und ohne definierte Regeln benutzt werden. Wenn die Kommunikation in einem Betrieb aber ohne Struktur stattfindet, arbeitet jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter so, wie sie und er es für richtig hält: Ulrike kommuniziert via Slack, Herbert telefoniert am liebsten und Mohammed schreibt ausschließlich E-Mails. Und damit ist das Kommunikationschaos auch schon besiegelt.

Zusammenfassend heißt das, dass die Kommunikation im Unternehmen klaren Regeln und Strukturen folgen muss, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter produktiv, effizient und effektiv arbeiten können.

Warum ist effiziente Unternehmenskommunikation wichtig? 

In dem Moment, in dem in einem Unternehmen mehr als nur eine Person für ein Projekt verantwortlich ist, müssen nicht nur die Aufgaben verteilt, sondern auch der Kommunikationsweg definiert werden. Wenn das nicht der Fall ist, kommt es nicht nur zu Missverständnissen, sondern im schlimmsten Fall auch zu falsch oder gar doppelt ausgeführter Arbeit. Nur eine klare Aufteilung der Tasks und eine effiziente Kommunikation kann sicherstellen, dass ein Projekt ohne Komplikationen durchgeführt wird. Zudem führt ein reibungsloser Kommunikationsprozess zu einer positiven Arbeitsatmosphäre, denn interne Konflikte werden bestmöglich vermieden. Teil einer effizienten Kommunikationsstrategie ist es daher auch, negative Emotionen festzustellen und zu verbalisieren, bevor sie sich zu einem ausgewachsenen Konflikt entwickeln können.

Warum ist effiziente Kommunikation im Unternehmen oft schwierig? 

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schafft viele neue Möglichkeiten. Homeoffice und die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg wäre ohne sie nicht denkbar. Dennoch bringen die Digitalisierung und die mit ihr einhergegangene Veränderung der Arbeitswelt Unsicherheit und höhere Komplexität im Job mit sich. 

Durch sie findet die Kommunikation in modernen Unternehmen auf verschiedenste Art und Weise sowie auf diversen digitalen Plattformen statt. Zudem verändern sich nicht nur die Tools, mit denen wir kommunizieren, sondern auch die Sprache in einem digitalen Arbeitsumfeld – und das führt sehr schnell zu Missverständnissen.

Als Führungskraft ist es deine Aufgabe, das Unternehmen dem sich ständig wandelnden Markt anzupassen und dein Team auf die sich verändernden Bedingungen vorzubereiten. Das ist besonders dann eine Herausforderung, wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Neueinstieg oder Umschulung mit ihnen völlig unbekannten technologischen Entwicklungen und Begriffen auseinandersetzen müssen.

Neue digitale Kommunikationswege erschweren neben der Projekt- auch die zwischenmenschliche Kommunikation. Fehler eingestehen, über Probleme reden und Emotionen zeigen – all das funktioniert über Slack und Co. nicht oder nur schlecht. Sie vereinfachen vielmehr das Verschweigen von Misserfolgen und das Zuweisung eigener Fehler auf andere.

Durch sie kann eine ineffiziente Kommunikation zu einer gänzlichen fehlenden werden, was dem betroffenen Unternehmen erheblich schadet. Das Ansprechen von unangenehmen Themen wie Unzufriedenheit und Fehler sollte mit großer Vorsicht und Rücksicht geschehen – und zwar persönlich in einem Vieraugengespräch und nicht mittels iMessage.

Welche Instrumente helfen, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern? 

Folgende Instrumente der internen Kommunikation helfen enorm bei der Entwicklung einer effizienten Gesprächskultur im gesamten Unternehmen:

  • Das Intranet
  • Ein Instant Messaging-Programm
  • Die Mitarbeiterzeitschrift
  • Der Unternehmensblog
  • Präsenzveranstaltungen
  • Das schwarze Brett
  • Videokonferenzen
  • Ein interner Newsletter
  • Ein Unternehmenswiki

Weitere Instrumente oder Tools, die die interne Kommunikation verbessern, sind: Briefe, Karten, Mitarbeiter- und. Feedbackgespräche, Social Media-Kanäle, Mitarbeiter-Apps, Webinare oder Podcasts.

7 Tipps für effiziente Kommunikation im Unternehmen 

Folgende Tipps unterstützen dich als Führungskraft dabei, eine effiziente Kommunikation in deinem Unternehmen zu etablieren:

1. Klare Regeln für den Kalender und für Termine
Eine effiziente Kommunikation innerhalb eines Betriebs braucht einen klaren Umgang mit Terminen. Du solltest dir als Führungskraft daher folgende Fragen überlegen:

  • Wie und bis wann muss auf eine Termineinladung reagiert werden?
  • Auf welchem Kanal erfolgt die Termineinladung ausschließlich?
  • Wie hat eine Termineinladung zu erfolgen?
  • Sind die Kalender der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenseitig einsehbar? 
  • Wie soll im Kalender mit privaten Terminen und Urlauben umgegangen werden?
  • Wie werden Termine, an denen das gesamte Team teilnimmt, arrangiert?

Hast du diese Frage innerhalb des Unternehmens geklärt, steht einer effizienten Kommunikation nichts mehr im Wege.

2. Klare Regeln für E-Mails
Die Posteingänge quellen über und es ist keine Seltenheit, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich mehr als zwei Stunden mit dem Abarbeiten von E-Mails beschäftigt sind. Eine effiziente Kommunikation im Unternehmen sollte daher das Ziel haben, möglichst wenig Zeit der Angestellten in Anspruch zu nehmen. Je weniger Zeit diese in Posteingängen verbringen, desto mehr Zeit haben sie für das Abarbeiten von Aufgaben. Klare Regeln für E-Mails sind daher ein Must-have, wenn es um die effiziente interne und externe Kommunikation der Firma geht. Folgende Fragen sollst du als Führungskraft daher beantworten:

  • Sind E-Mails der richtige Kommunikationsweg für eine unternehmensinterne Kommunikation?
  • Welche Informationen sollen via E-Mail versendet werden?
  • In welchem Zeitraum muss auf E-Mails reagiert werden?
  • Wie wird mit dem CC-Feld umgegangen?
  • Wie wird mit E-Mails während eines Urlaubs der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters verfahren?
  • Gibt es einen Umfang, den E-Mails nicht überschreiten dürfen?

Das sind nur einige der vielen Fragen, die in Bezug auf E-Mails als Kommunikationskanal beantwortet werden müssen.

3. Wann nicht kommuniziert werden soll
Um die Kommunikation im Betrieb so effizient wie möglich zu gestalten, sollte sich jede Führungskraft Gedanken darüber machen, wann im Unternehmen oder im Team nicht kommuniziert wird. Diese Entscheidung kann unterschiedlich ausfallen:

  • Fokuszeiten: Du definierst einen Zeitraum, in dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vollkommen ungestört ihrer Arbeit nachgehen können.
  • Meetingfreie Tage: Du führst meetingfreie Tage, an denen unternehmensweit keine Meetings stattfinden dürfen. 
  • Closed Door Policy: Um bei wichtigen Tätigkeiten nicht von Kolleginnen und Kollegen abgelenkt zu werden, kannst du eine Closed Door Policy einführen. In dieser wird festgelegt, dass eine offene Bürotür heißt „Ich bin bereit, um zu kommunizieren“, eine geschlossene hingegen ein Zeichen dafür ist, dass man nicht gestört werden will. In einem Großraumbüro lässt sich diese Policy auch mit Nicht-stören-Schildern durchsetzen.

4. Streiche Status-Meetings aus dem Kalender
Statistiken zeigen, dass es sich bei rund 45% aller Meetings um Status- oder Update-Meetings handelt. Natürlich ist es wichtig, dass man über ein Projekt auf dem Laufenden gehalten wird, es gibt jedoch Alternativen zu verpflichtenden Zusammenkünften:

  • Schriftliche Updates: Diese kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter dann lesen, wann es für sie oder ihn am besten passt. 
  • Audio-Updates: Mit Hilfe einer Update-Sprachnachricht kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter Leerzeiten nutzen, um die Informationen zu konsumieren – zum Beispiel während der Fahrt zu einem Kundentermin. 

5. Klare Regeln, welcher Kommunikationskanal wofür verwendet wird
Eine interne Kommunikation im Unternehmen ist nur dann effizient, wenn so wenige Kommunikationskanäle wie möglich verwendet werden. In vielen Unternehmen ist es aber nicht einfach, sich auf wenige Kanäle zu reduzieren, weil sich bereits mehrere etabliert haben. Das ist aber dann nur halb so schlimm, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genau wissen, wann welcher Kanal verwendet werden muss. Deshalb sind folgende Fragen zu klären:

  • Welcher Kommunikationskanal ist der richtige, wenn es dringend und wichtig ist?
  • Welcher Kommunikationskanal ist der richtige, wenn es wichtig, aber nicht dringend ist?
  • Und wie kommuniziere ich, wenn es weder wichtig noch dringend ist?

6. Verändere die Standardmeetingzeit auf 25 Minuten
In 99% aller Fälle wird die Meetingzeit auf eine Stunde angesetzt. Diese braucht es meist aber gar nicht, 25 Minuten reichen häufig aus. Verringere daher die angesetzte Meetingzeit. Das wirkt sich nicht auf deren Erfolg aus, sondern bewirkt aufgrund des engeren Zeitrahmens vielmehr, dass alle Meetingteilnehmerinnen und -teilnehmer schneller zum Punkt kommen müssen.

7. Lege klare Meeting-Regeln fest
Die meisten Unternehmen haben bereits klare Meeting-Regeln definiert, nur werden diese entweder nicht eingehalten oder falsch verstanden, weil sie zu unklar formuliert wurden. Es ist daher wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie Meetings ablaufen sollen:

  • Was ist bei der Meetingvorbereitung zu bedenken?
  • Wie soll die Einladung zum Meeting aussehen?
  • Wie ist das Follow-up zum Meeting gestaltet?

Je besser jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter diese definierten Regeln kennt, umso effizienter ist die Kommunikation im Unternehmen.

Worin bestehen die Schwierigkeiten einer effizienten Kommunikation im Unternehmen? 5 Fehler und Fallstricke 

Wo Menschen kommunizieren, werden Fehler gemacht – auch in Unternehmen. Um die interne Kommunikation dort so effizient wie möglich zu gestalten, sollten dir als Führungskraft folgende fünf Fehler und Fallstricke in Sachen Unternehmenskommunikation bekannt sein:

1. Die intransparente und zu späte Weitergabe von Informationen: Egal, um welche Art von Information es sich handelt, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten immer zuerst, regelmäßig und vor allem vollständig über Neuerungen informiert werden. Dabei ist auch immer darauf zu achten, dass die Infos an alle Teammitglieder und nicht nur an einzelne Personen kommuniziert werden. Ist das der Fall, können sich uninformierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgegrenzt fühlen. Das mündet im schlimmsten Fall darin, dass diese ihr Vertrauen ins Management verlieren.

2. Fehlende Anerkennung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern: Die Anerkennung von Arbeitsleistungen ist einer der wichtigsten Faktoren für die erfolgreiche Mitarbeitermotivation. Als Führungskraft solltest du daher deine Wertschätzung regelmäßig zum Ausdruck bringen.

3. Die Nutzung falscher Kommunikationskanäle: Informationen müssen nicht nur transparent kommuniziert, sondern auch für alle Teammitglieder an einem zentralen und allgemein zugänglichen Ort zur Verfügung gestellt werden. Dieser Platz muss allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt sein.

4. Eine schlecht organisierte interne Kommunikation: Jedes Unternehmen braucht ein Kommunikationskonzept. Ist dieses nicht vorhanden, wissen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht, wo sie welche Informationen finden bzw. selbst anderen zur Verfügung stellen können.

5. Isolation der Führungsebene: In vielen Betrieben übernehmen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aus der Unternehmenskommunikation die Aufgabe, die gesamte Belegschaft über Neuerungen zu informieren. Durch diese Form der Kommunikation können einzelne Teammitglieder aber das Gefühl bekommen, dass sich das Managementpersonal bewusst von ihnen absetzt und vor allem unangenehme Informationen nicht persönlich kommunizieren will. Achte als Führungsperson daher darauf, dass du mit deinem Team wichtige Informationen auch immer persönlich besprichst, denn das schafft Verbundenheit.

Was hat Effizienz und effiziente Kommunikation im Unternehmen mit Achtsamkeit zu tun? 

Besonders in einer Phase, in der in einem Team aneinander vorbeigeredet wird, verschiedene Meinungen aufeinanderprallen und negative Gefühle zu Konflikten führen, heißt es: einander zuhören und Verständnis aufbringen. Bevor du dich als Führungskraft in den Sog aus schnippischen Slack-Nachrichten und passiv aggressiven E-Mails hineinziehen lässt, nimm Abstand. Setze auf Achtsamkeit, um voll und ganz im Moment anzukommen und die Situation wertfrei zu betrachten. Lass dich von deinen Gefühlen nicht dazu hinreißen, in den Diskurs einzusteigen und dich an der ineffizienten Kommunikation zu beteiligen. Denke aus einer achtsamen Haltung heraus vielmehr darüber nach, was hinter dem Handeln der einzelnen Personen stecken könne. Welche Wünsche treiben sie an? Welche Ängste verstellen ihnen den Blick aufs Wesentliche? Und frage dich: Wie kann ich die Situation lösen? Bleibe als Leader deines Teams auf der Ebene des Zuhörens und der achtsamen Kommunikation. So kannst du die Probleme wertfrei analysieren und eine Lösung finden. Hast du diese gefunden, dann überlege dir, wo und warum die einzelnen Teammitglieder den Weg der effizienten Kommunikation verlassen haben und wie du das aufgetretene Problem in Zukunft vermeiden kannst.

Kommunikation im Unternehmen verbessern mit dem Mindlead Institut 

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