Effizient arbeiten: So steigerst du deine Effizienz

Unabhängig davon, in welchem Unternehmen du tätig bist oder welche Position du bekleidest – die eigene Effizienz ist immer verbesserungswürdig. Viel zu oft lassen wir uns vom eigentlichen Ziel ablenken und vergessen darauf, die Dinge zu tun, die wirklich wichtig sind. Glücklicherweise gibt es viele Tipps und Tricks, die dabei helfen, die angelernten Arbeitsgewohnheiten zu überdenken und das eigene Tun zu hinterfragen.

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Was bedeutet Effizienz?

Effizienz bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Es handelt sich dabei um ein Kriterium, mit dem wir eine Maßnahme oder unser Handeln bewerten können. So eruieren wir beispielsweise, ob ein Weg der richtige ist, um zeitsparend, ressourcenschonend und wirtschaftlich das angestrebte Ziel zu erreichen. Effizienz ist etwas, dass viele Führungskräfte anstreben – für sich persönlich und ihr gesamtes Team. Dabei handelt es sich aber nicht um das Maß aller Dinge. Denn nur weil eine Aufgabe effizient erledigt werden kann, heißt das nicht, dass es sich auch lohnt, diese anzugehen. Zur wirklichen Effizienz gehört deshalb auch die vorangehende Analyse der Arbeit, um zu klären, ob eine Maßnahme tatsächlich notwendig ist oder nicht.

Was bedeutet effizientes Arbeiten?

Effizient zu arbeiten heißt, eine Aufgabe mit möglichst wenig Aufwand erfolgreich zu erledigen. Dabei darf aber die vorangehende Analyse nicht außer Acht gelassen werden. Arbeiten im Unternehmen möglichst effizient anzulegen, heißt auch, zu überprüfen, ob diese dem Unternehmensziel zuträglich sind. Ist das der Fall, muss auf allen Unternehmensebenen zusammengearbeitet werden, um ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

Was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität?

Die beiden Begriffe ‚Effizienz‘ und ‚Effektivität‘ werden häufig synonym verwendet. Kein Wunder, wird deren Bedeutung im Duden zwei Mal mit ‚Wirksamkeit‘ oder ‚Wirtschaftlichkeit‘ beschrieben. Sie als austauschbare Begriffe anzusehen, ist jedoch ein Fehler, denn Effizienz und Effektivität unterschieden sich – trotz gleicher Umschreibung im Wörterbuch – im Kontext des Arbeitsalltags enorm voneinander. So ist die Effektivität das Maß für das Erreichen eines Ziels. Sie gibt an, wie nah man diesem kommt oder wie bald ein gewünschtes Ergebnis eintrifft. Die Leitfrage, die man sich in Bezug auf die Effektivität stellt, ist: „Was muss getan werden?“ Die Leitfrage der Effizienz hingegen lautet: „Wie muss etwas getan werden?“ Die Effizienz beschreibt nämlich das Verhältnis zwischen Input und Output. Stellt man sich die Frage der Effizienz einer Arbeit, so will man wissen, wie es um das Ergebnis in Relation zum Aufwand steht. Man interessiert sich also für die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Mittel und nicht dafür, wann das gesetzte Ziel erreicht wird. Der bekannte US-amerikanische Ökonom Peter Drucker definierte den Unterschied zwischen Effektivität und Effizient sehr treffend: „Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.“

5 Tipps wie du deine Effizienz im Arbeitsalltag steigern kannst

Immer wieder passiert es, dass man am Ende des Tages die sich selbst auferlegte To-do-Liste nicht abgearbeitet hat. Das frustriert. Vielleicht liegt es daran, dass man sich unrealistische Ziele setzt. Vielleicht aber auch daran, dass man nicht so effizient arbeitet, wie man es sich vorgenommen hat. Effizienter zu arbeiten, heißt nicht, länger im Büro zu bleiben, um alle Aufgaben zu erledigen. Es bedeutet vielmehr, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen. Folgende Tipps helfen dir dabei, deine Effizienz zu steigern:

  1. Konkretisiere deine Ziele: Hast du dir schon einmal darüber Gedanken gemacht, dass du vielleicht deine Zeit und Energie an den falschen Stellen verschwendest? Um genau das nicht zu tun, muss du dir darüber bewusst sein, welches Ziel du erreichen willst und welche Rahmenbedingungen dafür von Nöten sind. Wenn du dich damit auseinandergesetzt hast, fällt es dir leichter, den Fokus nicht zu verlieren.
  2. Kontrolliere deine Emotionen: Wissenschaftliche Studien haben belegt, dass negative Emotionen einen enormen Einfluss auf unseren Job und unsere Leistung haben. Wer schlecht gelaunt und wütend ist, der prokrastiniert eher. Versuche daher, dem Ärger in deinem Kopf keinen Platz einzuräumen und deine Arbeit mit einer positiven Einstellung anzugehen.
  3. Kläre deine Aufgaben: Effizient zu arbeiten heißt, strukturiert zu arbeiten. Teile alle Aufgaben daher in wichtige und weniger wichtige bzw. dringende und weniger dringende ein. So kannst du vorab entscheiden, was du sofort anpackst, was du delegierst und was du gleich von deiner Aufgabenliste streichst.
  4. Setze eine Timeline: Dabei ist wichtig, die Timeline so zu gestalten, dass du dir strengere Deadlines setzt als es sein müsste. So verhinderst du, dass du mit einer Aufgabe sehr knapp fertig wirst.
  5. Plane deine Online-Zeiten: E-Mails trudeln zu jeder Tages- und Nachtzeit in deinem Posteingang ein. Sich von diesen immer wieder ablenken zu lassen, ist nicht hilfreich. Plane in deinem Arbeitstag fixe Zeiten ein, in denen du dich mit deinen Mails befasst und schalte dazwischen deinen Posteingang auf stumm. Erfahre mehr dazu in unserem Beitrag zum Thema „Digital Mindfulness„.

Wie kann effizientes Arbeiten im Team gefördert werden?

Als Führungsperson kannst du nicht nur deine eigene Effizienz steigern, sondern auch die deines Teams. Dafür musst du vorab jene Probleme beseitigen, die deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei ihren täglichen Arbeiten im Weg stehen. Folgende Tipps helfen dir dabei, nicht nur die Geschwindigkeit der erledigten Arbeiten deines Teams zu erhöhen, sondern auch deren Qualität:

1. Verzichte auf unnötige Meetings: Wie sagt man so schön? „Die meisten Meetings hätten auch ein E-Mail sein können.“ Da ist leider allzu oft etwas Wahres dran. So ist eine der einfachsten und wirksamsten Methoden der Effizienzsteigerung eines Teams die, unnötige Besprechungen abzuschaffen. Das heißt nicht, dass gar keine Meetings mehr stattfinden sollen, sondern vielmehr, dass jedes Meeting, bevor es angesetzt wird, auf dessen Sinnhaftigkeit hin überprüft werden muss.

2. Steigere die Meetingeffizienz: Nicht auf alle Meetings kann in einem funktionierenden Unternehmen verzichtet werden. Diese Punkte sorgen dafür, dass jede notwendige Besprechung eine effiziente ist:

  • Erstelle vor jedem Meeting eine Tagesordnung mit allen Beteiligten, damit jeder auf demselben Stand ist.
  • Sei dir über das Ziel des Meetings im Klaren, kommuniziere dieses offen und verfolge es.
  • Lege vorab Meetingkonventionen fest – sind Handys beispielsweise erlaubt oder sollten Laptops weggepackt werden.
  • Erstelle nachvollziehbare Meetingnotizen und sende das Protokoll der Besprechung noch am selben Tag an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer.
  • Sammle nach dem Meeting ein Feedback für mehr Produktivität und lass diese in das nächste Meeting einfließen.

3. Priorisiere die Aufgaben: Bespreche die anstehenden Aufgaben regelmäßig mit deinem Team und priorisiere sie nach ihrer Dringlichkeit. So kann vermieden werden, dass verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Teil eines Projekts als weniger dringlich ansehen als andere. Werden Prioritäten gemeinsam gesetzt, ziehen alle Teammitglieder am gleichen Strang und können Entscheidungen treffen, die sich auf das Gesamtziel positiv auswirken.

4. Behandle Aufgaben mit geringer Priorität: Manchmal lässt es sich leider nicht vermeiden, dass ein Mitglied deines Teams an ihre oder seine Kapazitätsgrenzen stößt. Gehst du nicht auf dessen Aufgaben mit geringer Priorität ein, so sammeln sich bei dieser Mitarbeiterin oder diesem Mitarbeiter die unerledigten Aufgaben. Als Führungskraft musst du die Entscheidung treffen, Tasks mit niedriger Priorität anders zu delegieren oder diese sogar ganz von der To-do-Liste zu streichen.

5. Bedenke Stärken und Schwächen: Nicht jeder Mensch ist gleich, so haben auch deine Teammitglieder ihre jeweiligen Stärken und Schwächen. Berücksichtige diese bei der Verteilung der Aufgaben. Tasks, die man gerne erledigt, widmet man sich fokussierter.

Achtsamkeit als Schlüssel für effizientes Arbeiten

Hat man einen Berg von Arbeit vor sich, ist Achtsamkeit oft das letzte, an das man denkt. Achtsamkeit heißt jedoch, einen Schritt zurückzutreten, sich nicht von Emotionen überkommen zu lassen und eine Situation neu – und unvoreingenommen – zu bewerten. Diese Einstellung hilft dann, wenn der Kopf in stressigen Situationen einen Fahrplan braucht. Neben Zeitmanagement und Organisation ist deshalb die Achtsamkeit der Schlüssel, um irrelevante Aufgaben und ungewollte Ablenkungen im Arbeitsalltag zu reduzieren oder eventuell gar ganz zu eliminieren.

Wie kann Achtsamkeit helfen, die Effizienz zu steigern?

Wer achtsam ist, dem fällt es leicht, eine Aufgabe effizient zu erledigen. Diese Achtsamkeit in den Arbeitsalltag zu integrieren und dadurch die eigene Effizienz zu steigern, fällt jedoch schwer. Folgende drei Schritte helfen dir dabei:

  1. Eliminiere unproduktive Aufgaben: Der Arbeitsalltag ist voll mit unproduktiven Aufgaben. So kann schon die Entscheidung fürs Teammittagessen viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Wann essen wir? Wo essen wir? Sollen wir reservieren oder doch bestellen? Auch das ständige Ablenken durch Social Media fällt in die Kategorie der unproduktiven Aufgaben. Ein Unternehmen muss dort präsent sein und als Führungsmitglied musst du in den wichtigen Kanälen Präsenz zeigen. Halte in deinem beruflichen Alltag die Augen offen für diese Art der unproduktiven Tätigkeiten. Hast du sie identifiziert, versuche sie so weit wie möglich zu reduzieren. Du kannst es zum Beispiel zu deiner Regel machen, dich nicht länger als 5 Minuten alle 2 Stunden in den sozialen Medien aufzuhalten.
  2. Gib deinem Alltag Struktur: Hast du unproduktive Aufgaben eliminiert, ist es an der Zeit, deinem Arbeitsalltag Struktur zu verleihen. Frage dich jeden Tag, was du heute erreichen willst. Was hat Priorität und was bringt dich deinen Zielen näher?
  3. Ziehe mit deinem Team an einem Strang: Alles was du als Führungskraft tust, um dein Ziel zu erreichen, wirkt sich langfristig auf dein Team aus. Hole es also mit an Bord, um gemeinsam daran zu arbeiten, das gesetzte Ziel effizient anzustreben.

Effizienz im Arbeits- und Führungsalltag steigern – mit dem Mindlead Institut

Hast du oder haben deine Teammitglieder Probleme damit, zeitnah Entscheidungen zu treffen oder besteht noch Optimierungsbedarf was das effiziente Erledigen von Aufgaben anbelangt? Dann ist das Co-Resolve Seminar am Mindlead Institut (ehemaliges Mindful Leadership Institut) die richtige Fortbildung für dich. Hier lernst du, deine Führungskompetenzen zu stärken und einen zielorientierten Prozess im Unternehmen voranzutreiben.

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Auch die Teilnahme am Resilienz- und Achtsamkeitsseminar kann dir auf dem Weg zu einer gesteigerten Effizienz helfen. Hier lernst du, herausfordernde Situationen zu reflektieren und diese auf Basis von Resilienz näher zu beleuchten.

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Im Zuge der Lehrgänge am Mindlead Institut kannst du zudem Menschen im Arbeitsalltag dabei helfen, ihren Fokus auf ein gesetztes Ziel nicht zu verlieren. Wie? Indem du dich zur zertifizierten Beraterin bzw. zum zertifizierten Berater oder zur Trainerin bzw. zum Trainer für Mindfulness in Organisationen ausbilden lässt.

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