Mitarbeiter Effizienz steigern: So erhöhst du die Effizienz im Unternehmen

In einem Unternehmen kann nicht immer alles effizient ablaufen. Unproduktive Besprechungen, jede Menge Slack-Nachrichten und viel zu viele E-Mails sowie die Unkenntnis einzelner Teammitglieder darüber, woran die anderen eigentlich gerade arbeiten – all das lenkt von den eigenen Aufgaben ab und führt in der Folge zu unzureichenden Resultaten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden immer wieder auf Hindernisse stoßen, die sie aus ihrem Arbeitsfluss herausreißen – dagegen kann man nicht viel machen. Das heißt aber nicht, dass man als Unternehmen nicht zumindest versuchen sollte, die allgemeine Effizienz im Betrieb zu steigern. In diesem Beitrag zeigen wir dir als Führungskraft Wege auf, um die Effizienz deines Teams merklich zu steigern.

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Welche Bedeutung hat Effizienz im Unternehmen?

Effizient zu arbeiten bedeutet, mit möglichst geringen Ressourcen in möglichst geringer Zeit das gesetzte Ziel zu erreichen. Effizientes Arbeiten im gesamten Betrieb ist daher etwas, das viele Unternehmen anstreben. Schließlich bedeutet eine höhere Effizienz, dass man im allgemeinen Projektalltag die richtigen Ressourcen und Arbeitsmittel einsetzt – das Nutzen-Aufwand-Verhältnis ist somit positiv. Das führt zu einer Reduzierung der Kosten und gleichzeitig auch zu einer Maximierung des Gewinns.

Was ist eine Effizienzsteigerung?

Bei einer sogenannten Effizienzsteigerung verbessert sich das Verhältnis zwischen Ergebnis und Aufwand. Um diese Verbesserung zu erreichen, muss entweder das Ergebnis besser ausfallen oder der Aufwand bzw. die Kosten dafür gesenkt werden. Beides wirkt sich positiv auf den Erfolg des Unternehmens aus. Die Effizienzsteigerung ist daher eine der wichtigsten Ansätze zur Verbesserung des Ergebnisses eines Unternehmens. Eine Steigerung der Effizienz passiert aber nicht über Nacht, sondern vielmehr handelt es sich dabei um einen langwierigen und kontinuierlichen Prozess. Diese Aufgabe mag für manche Führungskräfte auf den ersten Blick überwältigend erscheinen. Es gibt aber eine Vielzahl von Tools und Ansätzen, die dazu beitragen, die Arbeitseffizienz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf eine gezielte Art und Weise zu verbessern. Richtig eingesetzt und dosiert, haben diese einen großen Effekt. Solche Ideen und Maßnahmen können beispielsweise sein:

Projekte prozessorientiert durchführen
Für ein besseres Teammanagement auf eine To-do Liste setzen
Pläne für das Ressourcenmanagement erstellen
Möglichkeiten einer Automatisierung nutzen
Den Fokus immer auf den nächsten Schritt legen
Den Erfolg und den Fortschritt eines Projekts mit Kennzahlen messen

In welchen Bereichen lässt sich Effizienz im Unternehmen steigern?

Im Zuge einer Effizienzsteigerung lässt sich die interne allgemeine Verfassung des Unternehmens optimal gestalten – aber auch die Effizienz jeder einzelnen Abteilung kann mit Hilfe bestimmter Methoden gesteigert werden. Dazu bieten sich folgende fünf Ansatzpunkte an:

Das Straffen der Unternehmenskommunikation: Die Organisation eines Betriebs läuft häufig nicht linear, sondern über viele unnötige Ecken. Diese Umwege entstehen, weil es im Unternehmen keine direkten Kommunikationswege zwischen unterschiedlichen Abteilungen bzw. über die verschiedenen hierarchischen Ebenen hinaus gibt. Diese gilt es zu schaffen, denn Umwege verursachen einen unnötigen Mehraufwand, der Geld und Zeit kostet.
Die Aufgabenbereiche abstecken: Statt zehn Personen in einem Team zu haben, die alles ein bisschen können, ist es besser, auf Spezialistinnen und Spezialisten für unterschiedliche Aufgabenbereiche zu setzen. So weiß jedes Teammitglied, welche Arbeitsbereiche von wem übernommen werden. Diese Aufgabenfelder müssen zudem transparent gestaltet sein, denn so weiß jede und jeder im Team, wer für was verantwortlich ist. Auf diese Weise bleiben keine Tasks liegen und es kommt zu keinen Doppelarbeiten.
Kosten effizient gestalten: Nicht nur die Zeit ist ein wichtiger Effizienzfaktor, sondern auch die Kosten. In Sachen Wirtschaftlichkeit von Unternehmen geht es schließlich auch um ein kosteneffizientes Gestalten von Arbeitsabläufen und Büroräumen sowie Betriebskosten. Ein regelmäßiges Überprüfen der Kosten und des durch sie generierten Nutzens verhindert, dass Kostenfallen entstehen.
Eine effiziente Personalplanung: Die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind wesentlich für den Erfolg eines Unternehmens verantwortlich. Bei der Personalplanung sollte daher primär auf die Qualität der Bewerberinnen und Bewerber geachtet und nicht unbedingt auf die Person mit den geringsten Gehaltswünschen gesetzt werden. Für die Effizienz eines Unternehmens ist es besser, auf quantitativ wenige, aber kompetente und deshalb teurere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu setzen als auf viele, die weniger Know-how mitbringen.
Die Arbeitszeit effizient nutzen: Während der Arbeitszeit effizient zu arbeiten heißt, selbst alle Ablenkungen zu eliminieren: Benachrichtigungen für E-Mails abschalten, im Firmen-Chat offline gehen und die Tür für andere Teammitglieder einfach einmal schließen. So kann in kürzerer Zeit mehr erledigt werden.

Warum ist es wichtig, die Mitarbeiter Effizienz zu steigern?

Warum eine Steigerung der Effizienz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für jedes Unternehmen von Vorteil ist, erklärt sich fast von selbst. Denn welches Teammitglied möchte schon für die Erledigung eines Task aufgrund interner Hindernisse mehrere Tage brauchen, wenn man diesen in viel kürzerer Zeit erledigen könnte? Von einer Effizienzsteigerung profitiert nicht nur der Betrieb, sondern profitieren auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Sie haben schneller Erfolg, müssen sich nicht mit unnötigen Problemen herumärgern und können die gewonnene Zeit auch für andere Tasks, die persönliche Weiterbildung oder aber auch für größere Ruhephasen nutzen, um somit etwas für ihre Stressreduktion zu tun.

Was verhindert Mitarbeiter Effizienz?

Viele Unternehmer fokussieren sich darauf, durch gesetzte Maßnahmen Zeit zu sparen, um schneller das anvisierte Ziel zu erreichen. Das ist auch völlig legitim, denn eine gesteigerte Effizienz ist für die Wirtschaftlichkeit des Betriebs wichtig. Das Problem bei diesem Effizienzansatz ist jedoch, dass die gewonnene Zeit nichts bringt, wenn die Aufgaben, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun schneller erledigen, nicht zielführend sind. Des Weiteren gibt es in jedem Unternehmen viele Stolpersteine, die eine effiziente Arbeit verhindern. Unter anderem:

Die Verteilung sinnloser Aufgaben: Es gibt Arbeiten, die kein definiertes Ziel verfolgen, unnötig wichtige Arbeitszeit fressen und zu einer hohen Frustration unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führen. Eine der besten Methoden, um effizientes Arbeiten im Unternehmen in den Vordergrund zu stellen, setzt daher an, bevor überhaupt mit der Erledigung von Tasks begonnen wird: Das Hinterfragen von Arbeiten, bevor diese erledigt werden. Bei der Prozessoptimierung geht es schließlich nicht nur um die effektive Ausführung von Arbeiten, sondern vor allem auch darum, sinnlose Arbeiten gar nicht erst auf die To-do-Liste zu bringen.
Das Fehlen von Projektzielen: Wie die Ziele und Aufgabenstellungen eines Projekts formuliert werden, hat Einfluss auf dessen effiziente Umsetzung – wird kein Ziel definiert, arbeitet das Team nicht konzentriert auf dessen Erfüllung hin. Versuche daher die Aufgabenstellung für dein Team so knapp, logisch und übersichtlich zu formulieren, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sie schnell erfassen.
Die falschen Leute: Nichts ist für ein Team schlimmer als mit den falschen Personen in Schlüsselpositionen zusammenarbeiten zu müssen. Mache dir als Führungskraft deshalb Gedanken darüber, welche Person in welcher Position die besten Ergebnisse bringen wird und verteile die Aufgaben dementsprechend.

Wie kann ich die Effizienz der Mitarbeiter im Unternehmen steigern? 3 Tipps

Damit die Effizienz in deinem Team eine sehr hohe ist, musst du als Führungsperson all jene Probleme beseitigen, die täglichen relevanten Arbeitsvorgängen im Wege stehen. Folgende drei Tipps helfen dir dabei, nicht nur den Arbeitsaufwand eines Projekts zu verringern, sondern auch die Arbeitsqualität deines Teams zu verbessern:

1. Vermeide unnötige Meetings

Frage dich immer, bevor du die Einladung zu einem Meeting verschickst, ob dieses auch wirklich notwendig ist. Durch dieses Hinterfragen reduzierst du automatisch die Meetinganzahl im Unternehmen und lässt deinem Team mehr Zeit dafür, sich auf ihre wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Nützliche Alternativen zu einem Meeting können beispielsweise sein:

Ein schriftlicher per Mail verschickter Projektstatusbericht
Ein virtuelles Brainstorming-Board
Ein wöchentlicher Newsletter mit den wichtigsten Informationen

2. Steigere die Effizienz der Meetings

Egal, ob es sich um ein kreatives Brainstorming oder ein informatives Projektmeeting handelt – folgende Punkte sorgen für eine höhere Umsetzbarkeit, Produktivität und Effektivität der Zusammenkunft:

Erstellen vor Beginn des Meetings eine Tagesordnung und sende dies vorab an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Halte in diesem die einzelnen Programmpunkte und das Ziel des Meetings schriftlich fest. Es ist ebenfalls hilfreich, in der Tagesordnung zu definieren, welche Ziele das Meeting nicht verfolgt. Wenn es schriftliche Informationen oder Dokumente gibt, die für die Zusammenkunft wichtig sind, dann können diese ebenfalls der Tagesordnung beigefügt werden.
Egal, ob das Meeting persönlich oder virtuell stattfindet – lege Meeting-Konventionen fest. Diese definieren beispielsweise, ob Teammitglieder ihre Laptops während der Besprechung benutzen dürfen, ob Pausen eingeplant sind und wer eine schriftliche Zusammenfassung des Meetings verfasst. Idealerweise ist die Mitschrift zeitnah für alle verfügbar und hält auch fest, welche Tasks von wem bis wann zu erledigen sind.
Sprich dich regelmäßig mit allen Teammitgliedern ab und hole ein Meeting-Feedback ein, damit weitere Zusammenkünfte für alle Beteiligten erfolgreich sind. Von einem erfolgreichen Meeting profitieren nämlich nicht nur wenige Teilnehmerinnen und Teilnehmer, sondern alle. Stellt sich heraus, dass ein persönliches Treffen nicht der richtige Weg ist, kannst du stattdessen auf digitale Updates oder Projektstatusberichte umsteigen.

3. Priorisiere Tasks anhand von Zielvorhaben

Angenommen jedes Teammitglied muss täglich fünf verschiedene Aufgaben abarbeiten, die über mehrere Projekte verteilt sind. Wo sollen sie am besten beginnen? Welche Aufgabe und welches Projekt hat Priorität? Diese Fragen müssen geklärt werden, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das gleiche Ziel einzahlen und an einem Strang ziehen.

Mitarbeiter Effizienz steigern durch Achtsamkeit

Eine effiziente Organisation und eine effizientes Zeitmanagement helfen deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, ihren Aufgabenberg stressfrei zu bewältigen. Sie stellen hingegen nur einen ersten von vielen Schritten dar, wenn es darum geht, das gesetzte Unternehmensziel zu erreichen. Denn was ist zum Beispiel, wenn dein Team seine Zeit gut einteilt, die Tasks jedoch falsch priorisiert? Oder was ist, wenn die Aufgaben zwar effizient erledigt werden, diese das langfristige Ziel aber verfehlen? Um diese Probleme im Unternehmen zu vermeiden, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied nicht nur einen Plan davon hat, welche Aufgaben anzugehen sind, sondern auch erkennt, von welcher Seite es seine Tasks anzupacken hat. Diese Erkenntnis gewinnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur durch Achtsamkeit, denn diese hilft ihnen dabei, die Aufmerksamkeit auf den aktuellen Moment zu richten und fokussiertes Arbeiten zu ermöglichen. Neben effizienter Organisation und optimiertem Zeitmanagement führt Achtsamkeit in deinem Team dazu, dass irrelevante Aufgaben und ungewollte Ablenkungen im Arbeitsalltag erkannt, reduziert oder gar komplett eliminiert werden. Zusammenfassend bedeutet das, dass mehr Achtsamkeit im Berufsalltag zu mehr Produktivität und Effizienz verhilft.

Mitarbeiter Effizienz steigern mit dem Mindlead Institut

Als zertifizierte Beraterin bzw. zertifizierter Berater für Mindulfness in Unternehmen hilfst du deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, Achtsamkeit in ihren Arbeitsalltag zu integrieren, fokussiertes und effizientes Arbeiten zu fördern und die Innovationskraft deines Teams zu stärken. Darüber hinaus kannst du dich am Mindlead Institut (ehemaligs Mindful Leadership Institut) mit Standorten in Salzburg, Hamburg, Wien, Berlin, Stuttgart oder Zürich zu einer zertifizierten Achtsamkeitstrainerin bzw. zu einem zertifizierten Achtsamkeitstrainer ausbilden lassen. Als Führungskraft möchtest du lernen mit unterschiedlichen Perspektiven im Team umzugehen, die Zusammenarbeit der Teammitglieder effizienter zu gestalten und kreative Potenziale freizusetzen? Das Co-Resolve Seminar am Mindlead Institut vermittelt dir dafür praktische Werkzeuge und hilft dir, deine Führungskompetenzen auszubauen.